“Bao nhiêu người thực sự nhận lời đến đám cưới của mình nhỉ?” – Đây là một câu hỏi khó mà bọn mình biết nhiều bạn phân vân. Vì vậy trong bài này, bọn mình sẽ cung cấp cho bạn những bước cần thiết nhất để lên kế hoạch dự đoán lượng khách tới đám cưới của bạn và gửi đúng số lượng lời mời cần thiết.
#1: Phân tách khách ở gần và Khách ở xa
Bước đầu tiên là bắt đầu thu thập tên của những người được mời và tách danh sách của giữa nhứng khách ở gần và ở xa. Điều này sẽ hữu ích khi ước tính có bao nhiêu người sẽ thực sự nhận lời mời tới đám cưới của bạn. Nếu bạn gửi thiệp mời trước 6 đến 8 tuần, hầu hết khách nhận thiệp sẽ có thể sắp xếp công việc để tới dự.
Đối với khách ở gần, quy tắc ở đây là ước tính 85% khách mời sẽ tới dự. Và đối với khách phương xa, việc tham dự phụ thuộc một chút vào khả năng tài chính của họ và bao nhiêu người trong số họ là gia đình. Nếu họ chủ yếu là gia đình, khoảng 85% trong số khách mời có thể đến, nếu không, tỷ lệ chấp nhận sẽ là tầm 40%.
Đối với hầu hết các cặp đôi, ước tính an toàn về tỷ lệ đến dự đối với khách ở xa là khoảng 55%. Hãy xem xét bất kỳ lý do đặc biệt nào khiến ai đó sẽ hoặc không tham dự đám cưới của bạn khi phân tích danh sách của bạn.
#2: Ước lượng số lượng khách lớn nhất có thể tới đám cưới
Cho số lượng lớn nhất có thể để đặt địa điểm cưới, bạn muốn có một con số ước lượng với số người tham dự. Một buổi lễ thường có hơn 50 người tham dự, nhưng nếu bạn quyết định mời ít hơn, bạn nên sẵn sàng để có thể phục vụ mọi người một cách thích hợp.
Còn với nhứng đám cưới ở tại Việt Nam thường có hơn 200 khách, khi bạn đã xác định được tỷ lệ từ chối, hãy cộng tất cả lại với nhau, sử dụng công thức sau:
(Số lượng khách ở xa * 65%) + (Số lượng khách ở gần * 90%) = tổng số lượng ước tính sẽ tham dự
Vì vậy, nếu bạn có 150 người trong danh sách khách mời của mình, trong đó 50 người ở xa và 100 người là ở gần, phương trình của bạn sẽ giống như sau: (50 * 65%) + (100 * 90%) = 122,5 ~ 123 người khách tới đám cưới.
#3: Lên 2 danh sách khách mời
Một ý tưởng hay đó là tạo danh sách “A” và danh sách “B” cho khách mời đám cưới của bạn, với các mức độ ưu tiên khác nhau.
Bạn có thể gửi thư mời hạng A của mình trước khoảng tám tuần. Khi bạn bắt đầu nhận được sự chấp nhận và từ chối về việc tham dự, bạn có thể bắt đầu mời một số người trong danh sách “B” của bạn. Với việc phân ra vậy, bạn có thể chắc chắn hơn về số lượng khách tới đám cưới và dự liệu các công việc liên quan.
#4: Kiểm tra lần cuối trước khi mời khách tới đám cưới của bạn
Trước khi bắt đầu gửi thiệp mời, hãy xem lại danh sách của bạn và chắc chắc bạn có đủ thiệp cho những người sau:
1 thiệp mời cho mỗi gia đình
2 – 3 thiệp mời để giữ làm kỉ niệm (tin mình đi, bạn sẽ muốn nhìn lại chiếc thiệp đáng yêu đấy đấy)
15 – 30 thiệp đề phòng (Trong trường hợp bạn cần mở rộng danh sách khách mời)
20% phong bì đề phòng (Trong trường hợp bạn gửi thiệp sai địa chỉ)
Và thế là xong! nếu tất cả những điều này nghe có vẻ đau đầu, thì một wedding planner chính xác là những gì bạn cần để giúp mọi thứ trở nên dễ dàng và suôn sẻ hơn. Bòn mình sẽ chăm sóc tất cả các thiết kế thiệp mời, tư vấn về số lượng khách tới đám cưới, và bạn có thể tập trung tận hưởng ngày hạnh phúc nhất của mình!
WedinStyle – The Stylish Wedding Planner of Vietnam
Address: 59 Tràng Thi, P Hàng Bông, Hoàn Kiếm, Hà Nội
Email: info@wedinstyle.net
